海外出張時の覚書¶
コロナ禍も下火になり対面での国際学会などの機会も増えてきた。
久々に海外出張手続きをしたら非常にめんどくさかったのでここに手順をメモしておく
ちなみに研究費を使う限り適当なことをしたら自分とボスの首が飛ぶらしい、思う存分びびってくれ、自分はびびってる
場所と日程をボスと確認する¶
まずは指導教員と相談し、渡航が認められてから準備に入る。
国際学会で最も問題になるのは旅費なので、この時におおよその見積もりを立てて必要経費の相談もできればなおよし。
訪問する場所と日程を確認、国際学会の場合は参加登録し、査読ありの場合はacceptされるのを待つ。
実験参加の場合は予め受け入れ先と参加日程を決めておくこと。
航空券と宿泊施設の手配¶
渡航しての研究活動が認められれば、具体的な旅程を組んでいく。
最優先事項は以下の三つ
航空券
宿泊施設
渡航先の承認(学会の場合；参加費、実験の場合；施設入構書類)
上記の三つは渡航で最もお金が必要な部分であるため、必ず事前に旅費担当(秘書さんなど)と相談してから購入すること
なかでも航空券の手配は各大学の事務によっては非常に手間がかかる
秘書さんなどと相談して必要書類（見積書等）の準備→ボスと事務の承認→事務から購入→チケット受け取り の流れが一番スムーズ
その他手続き¶
これがまためんどくさい、以下の順番で申請していくのがおそらく一番スムーズ
コロナ対応した海外旅行保険への加入
分からなければ大学生協に問い合わせればいい
大学生協保険サービスなどを使えば安くて早い外務省たびレジの登録
たびレジに書き込む各大学における海外渡航届の提出
これは大学ごとに異なる、名大なら海外渡航データベースに入力して提出各国が求める入国関連書類(VISA等)
外務省海外安全ホームページや現地大使館にアクセスして情報収集する
直近でコロナにかかっていないことを誓約する書類などの提出を求められることが多いTravel Ready Center
航空会社が用意する渡航準備システム
おそらく出国72時間前から利用可能になる
ここに上記の申請書を予め提出しておけば発券前のバタバタがなくなる
ただし航空会社によっては形だけでまともに機能していないことがあるから注意が必要日本入国時の準備
なにもしていないと最悪帰国できないが、2022年9月7日以降はかなり易しくなった
MySOSの登録によるファストトラックの利用が推奨されている
厚生労働省 水際対策を参照
最近はワクチン摂取証明書を求められることが多いから、予め準備しておくこと
中でもアメリカは特殊でトランジットでもESTAの申請と(形式上の)入国が必要
荷造り¶
普通の海外旅行と同じで荷造りをすればいい、この辺りからは他のまとめサイトの方が有用かも
最悪パスポートと身体さえあればなんとかなる
実験や学会に必要なものはパスポートよりも大切だからまじめに準備すること
現地で利用する現金は日本国内にいるうちに換金しておいた方がいい
現地到着後に両替所で日本円は受け付けませんとか言われたら詰んでしまう
あとは国内旅行とほとんど同じで最悪現地で買い足せばいいが、あって便利だと思ったものは以下の通り
- 各国のコンセントに対応したプラグ
- 各国の電圧に対応したヘアドライヤー
- 延長タップ
- 室内用スリッパ
- さとうのご飯とインスタント味噌汁
ロストバゲッジ対策のため、機内持ち込み荷物に最小限のセットを入れておくと安心
治安の悪い国へ出向く場合は、最悪のケースに備えて
- 海外保険の証明書
- 現地の日本大使館の住所と電話番号
- クレジット、キャッシュカードの利用停止のための電話番号
- パスポートのコピー
- 予備の財布と少しの現金
あたりを紙で用意しておくと安心
出国¶
国際線の搭乗手続きは少なくとも出発1時間前には搭乗ゲートに着くイメージでいたら安心。
だいたいの航空会社は出発1時間前にもろもろの手続きが締め切られる。
自分はいつも出発3時間前くらいを目安に保安検査場を通過する、これならトラブルに遭ってもなんとかなると思ってる。
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final update 11 22 2022 (火)